Audit Vlaanderen heeft twee audits uitgevoerd bij de gemeente. De resultaten werden besproken tijdens de gemeenteraad van 24 augustus jl.

Audit Vlaanderen stelt (o.a.):

• Er is geen duidelijke aanpak en geen duidelijk plan voor het beheersen van risico's.
• De kernprocessen worden niet periodiek beoordeeld.
  
• Rapportering gebeurt Ad Hoc en meestal naar aanleiding van problemen.
  

Specifiek naar het afleveren van omgevingsvergunningen:

• Er worden soms adviezen gevraagd op basis van onvolledige dossiers.
• De correcte tijdsplanning wordt niet altijd gerespecteerd.
  
• Dossiers worden niet altijd op dezelfde manier behandeld.
  
• De werkverdeling garandeert niet dat de behandelende ambtenaar onafhankelijk de toegewezen dossiers kan beoordelen.
  

Ter verontschuldiging kan men aanvoeren dat op het moment van de audit de diensten die verantwoordelijk zijn voor de omgevingsvergunningen onderbemand waren door vacatures. De aanwezige ambtenaren werden dan ook nog bijkomend belast met het te woord staan van de auditors.

Ongetwijfeld zal het schepencollege en het management team hiermee aan de slag gaan om een antwoord te formuleren en de verschillende problemen op te lossen. Maar ruimer gezien vrees ik dat het niet zal lukken. Men mist visie en daardoor mist men compleet het punt.

Verschillende diensten werken met andere systemen om de dossiers op te volgen. Dat kan toch alleen maar tot problemen leiden.

Zelfevaluatie, het intern evalueren van de processen gebeurt niet of nauwelijks. Dat vraagt natuurlijk wel tijd en discipline, maar hieruit moeten toch efficiëntere processen voortkomen. Als dat niet het geval is, is dat dan geen reden om die evaluaties zelf ook eens bekijken?

De burgemeester lijkt dit maar tijdverlies te vinden. De wet moet nageleefd worden en wordt nageleefd. Maar je kan toch niet ontkennen dat tijdslimieten, gelijke behandeling van dossiers en fraudegevoeligheid ook hun belang hebben.

Waar het op aankomt is om de processen robuust, efficient en effectief te maken waarbij fraude automatisch vermeden wordt en tijdslimieten vanzelf gerespecteerd worden. Allicht zijn perfecte processen niet altijd mogelijk, maar je moet er wel naar streven. Audits en zelfevaluatie zijn de weg.

Koen De Cock
Gemeenteraadslid